Personvernerklæring

1. Hvem vi er

Memberflow AS (org.nr 937 518 811), Spaces Nydalen (coworking), Nydalsveien 33, 0484 Oslo, leverer en plattform for treningssentre: medlemssystem, booking, betaling, kommunikasjon og medlemsapper. Har du spørsmål om personvern, kontakt oss på hei@memberflow.no.

2. Rollene: senteret ditt og oss

Når du er medlem på et treningssenter som bruker MemberFlow, er det senteret som er behandlingsansvarlig for medlemsdataene dine. Medlemskapet ditt er en avtale mellom deg og senteret. MemberFlow er databehandler og behandler opplysningene på senterets vegne, etter databehandleravtale.

For dette nettstedet, drift og sikkerhet i plattformen, og feilsøking, er Memberflow AS selv behandlingsansvarlig.

3. Hvilke opplysninger vi behandler

Konto og profil: navn, e-postadresse, telefonnummer, adresse, fødselsdato, profilbilde, og navn og telefonnummer til en pårørende (nødkontakt) hvis du velger å legge det inn.

Medlemskap og betaling: medlemskapsplan, pris, betalingshistorikk og kvitteringer. Kortbetalinger behandles av betalingsleverandørene våre Adyen, Plorea og Stripe, og kortopplysninger lagres aldri hos oss. Ved kortbetaling kan kortutstederen få teknisk informasjon om telefonen, og posisjonen hvis appen har tilgang, for å hindre svindel (3-D Secure). AvtaleGiro-avtaler behandles via Mastercard Payment Services, og Vipps-betalinger via Vipps.

Trening og booking: bookinger, oppmøte, innsjekk og treningslogg. Ved innsjekk fra appen brukes posisjonen din én gang til å bekrefte at du er på senteret. Den sammenlignes med senterets posisjon og lagres ikke som posisjonshistorikk.

Automatisk innsjekk (valgfritt): hvis du slår på automatisk innsjekk i appen, vurderer telefonen selv om du er på senteret når du har en booket time. Geofence-evalueringen skjer på telefonen, og ingen kontinuerlig posisjonsstrøm forlater enheten. Posisjonen sendes én gang, i selve innsjekkøyeblikket, for at vi skal kunne bekrefte at du er på senteret, og forkastes etter verifisering. Den lagres aldri, logges aldri og vises aldri for senteret. Det som lagres, er selve innsjekket: time, tidspunkt og kilde (automatisk, manuell eller trener). Det er det samme som en manuell innsjekk lagrer. Du kan slå av automatisk innsjekk når som helst i appen, gebyrfritt og med umiddelbar virkning. Da sjekker du inn manuelt i appen eller hos treneren.

Innhold du deler: innlegg, bilder, video, kommentarer, reaksjoner og meldinger, inkludert talemeldinger, i senterets feed og chat. Innhold vises til mottakerne og gruppene du deler med, og til ansatte som har tilgang til å administrere den aktuelle tjenesten. Tilbakemeldinger til senteret eller oss kan inneholde tekst, skjermbilder, lyd og opplysninger om skjermen og appversjonen.

Teknisk: push-varslingstoken, appversjon og enhetstype, feilrapporter og bruksstatistikk som hjelper oss å drifte og forbedre produktet. Feilrapporter fra appen (iOS og Android) sendes til Sentry med teknisk kontekst og en brukeridentifikator, uten at appen legger ved navn eller e-post. Mixpanel mottar produktaktivitet knyttet til senter, brukerrolle og en kontoidentifikator, og lagrer analysedata i EU. iOS-appen sender ikke navn eller e-post til Mixpanel og starter produktanalyse først etter innlogging. I nettappen kan analyseprofilen for innloggede brukere også inneholde navn og e-post.

Valg og innstillinger: valgt senter, språk, varslingsvalg og synlighetsvalg brukes til å tilpasse tjenesten. Valgt senter kan deles mellom feed og timeplan. Senteret bestemmer hvilke menyer og bookingtyper som vises i appen. Å skjule en tjeneste sletter ikke tidligere bookinger eller tilhørende opplysninger.

KI-assistent i support-chatten: når du skriver til senteret i support-chatten, kan senterets KI-assistent svare først. Den signerer svarene med senterets navn og «.ai», for eksempel «XT.ai». Du kan velge «Bare mennesker» under Personvern og mine data i appen. Har du valgt det, går meldingene dine bare til folk på senteret.

Assistenten får meldingen din, tidligere meldinger i samme samtale og det den trenger for å svare: senter, medlemskap, bookinger, betalinger, fakturaer og status for AvtaleGiro og frys. Navnet ditt, e-postadressen, telefonnummeret og adressen din sendes ikke. Vi bytter dem ut med «Medlemmet» før noe sendes. Kortopplysninger sendes aldri. Assistenten kan booke og avbestille timer når du ber om det. Svar fra assistenten er merket.

Du kan når som helst be om å snakke med et menneske, og en ansatt kan alltid ta over samtalen.

KI-utkast for ansatte: ansatte på senteret kan bruke KI til å lage utkast til svar. Utkastet lages uten navnet ditt og uten kontaktopplysningene dine, og du ser det først når en ansatt har godkjent og sendt det.

Ingen automatisk analyse av chat: vi lar ikke KI lese chattene dine for å finne skader, fare for at du slutter, eller salgsmuligheter.

KI-assistenten og KI-utkastene bruker leverandøren Nebius. Nebius bruker ikke innholdet til å trene KI-modeller. Forespørslene kan behandles i Nebius' datasentre i EU eller USA, med gyldig overføringsgrunnlag, og det Nebius mellomlagrer, lagres i Finland (EU).

Andre KI-funksjoner: når senteret bruker KI til tekst, bilder eller transkripsjon, behandles innholdet i forespørselen og det som trengs for funksjonen. Ikke legg inn sensitive opplysninger som ikke er nødvendige.

Helseopplysninger: appen spør ikke om helseopplysninger, og den leser ikke helsedata fra telefonen din, for eksempel fra Apple Health. Forteller du senteret om en skade eller noe treneren bør ta hensyn til, kan senteret notere det internt. Slike notater ser bare ansatte, og de slettes når kontoen din slettes. Skulle vi ta i bruk Apple Health, ber vi om samtykke i appen først og oppdaterer denne erklæringen.

Tilganger på telefonen: kamera, mikrofon, bilder, posisjon og varsler brukes til funksjonene du velger å benytte, etter telefonens tilgangskontroller. Du kan endre tilgangene i telefonens innstillinger. Treningsopplysninger du selv skriver inn i appen behandles som treningslogg, selv om appen ikke henter data fra Apple Health.

4. Hvorfor vi behandler dem

For å levere tjenesten (avtale): konto, booking, betaling, innsjekk, kommunikasjon mellom deg og senteret. For å drifte og sikre plattformen (berettiget interesse): feilretting, misbruksvern og aggregert statistikk. Vi kan også lage anonymisert statistikk på tvers av sentrene, for eksempel om oppmøte og medlemskap. Den kan ikke knyttes til deg. Markedsføring (samtykke): nyhetsbrev og kampanjer sendes bare hvis du har sagt ja, og du kan trekke samtykket når som helst i appen eller via lenken i hver e-post. KI-assistenten i support-chatten (berettiget interesse): KI svarer først i support-chatten, og du kan skru det av med «Bare mennesker» i appen når som helst.

Informasjonskapsler og lokal lagring: nødvendige innstillinger og innlogging lagres for at tjenesten skal fungere. På offentlige sentersider aktiveres valgfri analyse og markedsføringssporing først når du samtykker i nettstedets samtykkevalg. Der senteret har aktivert Meta Pixel, gjelder dette også deling av nettstedsaktivitet med Meta. Google Analytics brukes også til samtykkebasert nettstedsanalyse. Du kan endre valget på nettstedet. Uten samtykke teller sentersidene bare samlede tall per dag (besøk, trykk på «Bli medlem» og åpnet innmelding, med kanal og kampanjelenke som Instagram eller Google), og senteret ser hvor mange som har siden åpen akkurat nå, med en tilfeldig ID som forsvinner når du lukker siden. Det lagres ingenting på enheten din og ingen opplysninger som kan knyttes til deg.

Oppmøteregistrering: innsjekk på timer, også automatisk innsjekk, bygger på avtalen med deg (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Velger du fullautomatisk innsjekk med posisjonstilgangen «Alltid», skjer bakgrunnsovervåkingen bare med ditt samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a), som du kan trekke tilbake når som helst i telefonens innstillinger.

5. Hvem vi deler med

Vi selger aldri personopplysninger. Vi bruker underleverandører for drift, og deler bare det som trengs: skydrift og databaser (Amazon Web Services / Laravel Cloud, EU), fillagring (Cloudflare R2), betaling (Adyen, Plorea, Stripe, Vipps, Mastercard Payment Services), sanntidsmeldinger (Ably), SMS (BulkGate), e-post (Amazon SES), e-postverifisering (Bouncer, EU), feilrapportering (Sentry), produktanalyse (Mixpanel, EU-datasenter) og GIF-søk i chatten (Klipy). KI-assistenten i support-chatten og KI-utkast for ansatte bruker Nebius. Andre KI-funksjoner bruker OpenAI for lyd og transkripsjon og Google for bildefunksjoner og talesamtaler, avhengig av funksjonen som brukes. Push-varsler leveres via Apple og Google. Senterets samtykkebaserte nettstedsanalyse og markedsføringssporing bruker Google Analytics og, der det er aktivert, Meta. Overføringer ut av EØS skjer med gyldig overføringsgrunnlag. Kontakt oss hvis du ønsker nærmere informasjon om underleverandører og overføringsgrunnlaget for dine opplysninger.

6. Hvor lenge vi lagrer

Opplysningene beholdes så lenge du har et aktivt kundeforhold hos senteret ditt. Du kan slette kontoen direkte i appen (Profil → Innstillinger → Personvern og synlighet → Personvern og mine data). Kontoen slettes innen 30 dager, eller dagen etter at medlemskapet er slutt hvis det er senere. Et løpende medlemskap blir sagt opp. Har du ubetalte beløp eller binding, tar senteret kontakt først. Du kan angre i appen fram til slettingen, og du får beskjed når den er fullført.

Når kontoen slettes, sletter vi profilen, meldinger og talemeldinger, innlegg, kommentarer og bilder du har delt, treningslogg, resultater og notater om deg. Regnskapspliktig materiale, som fakturaer og betalinger, beholdes anonymisert så lenge bokføringsloven krever, som hovedregel i 5 år. Opplysninger som må beholdes for å håndtere rettskrav, slettes ikke sammen med profilen. Fremgangsmåten, også uten appen, står på memberflow.no/slett-konto.

7. Rettighetene dine

Du har rett til innsyn i, retting av og sletting av opplysningene dine, rett til dataportabilitet, begrensning av behandling, og rett til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse. Henvend deg til senteret ditt eller til oss på hei@memberflow.no. Du kan også klage til Datatilsynet.

8. Endringer

Endrer vi denne erklæringen vesentlig, varsler vi i appen eller på e-post før endringen trer i kraft. Datoen øverst viser siste versjon.